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L’AGENCE ENABEL recrute ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)

Enabel est l’Agence belge de développement. Elle exécute la coopération gouvernementale belge. L’Agence met également en œuvre des actions pour d’autres organisations nationales et internationales. Avec ses partenaires belges et internationaux, Enabel fournit des solutions pour relever des défis mondiaux urgents : le changement climatique, l’urbanisation, la mobilité humaine, la paix et la sécurité, les inégalités sociales et économiques, et la citoyenneté mondiale. Avec 1500 collaborateurs et collaboratrices, Enabel gère quelque 150 projets dans une vingtaine de pays, en Belgique, en Afrique et au Moyen-Orient.

Contexte

Au Burkina Faso, Enabel intervient dans les domaines (i) eau potable et assainissement, (ii) sécurité, (iii) Entrepreneuriat, (iv) santé, (v) Droits sexuels et reproductifs, (vi) Renforcement des capacités et (vii) justice. 
Enabel au Burkina Faso recherche des candidatures pour le recrutement d’un (01) Assistant administratif (h/f) pour le compte du projet d’appui au renforcement de la justice et la lutte contre l’impunité au Burkina Faso (PARJI). Le PARJI est un projet financé par le Fonds Fiduciaire d’Urgence (FFU) de l’Union européenne. Il vise à accompagner les autorités judiciaires dans l’amélioration du fonctionnement de la chaine pénale. 
 

Description de la fonction

L’Assistant/e Administratif.ive d’une part, s’occupe du secrétariat et d’autre part donne un appui à la gestion logistique afin d’assurer un environnement de travail serein et permettre aux collaborateurs de gagner en temps et en efficacité.

Comme (rôle) Support administratif

  • Gérer le courrier in/out ;
  • Assurer un soutien administratif général (copies, scanner les documents…) ;
  • Rédiger des lettres/documents ;
  • Assurer le lay-out des documents et présentation, introduire des corrections dans des textes ; 
  • Tenue générale de ou des agendas ;
  • Diffuser les messages email, memo, courrier ;
  • Assurer la diffusion d’information en interne sur les panneaux d’affichage ;
  • Assurer la gestion de la caisse de menues dépenses.

Comme (rôle) Organisateur

  • Assurer une organisation pratique des réunions (réservation, envoi d’invitations, matériel de réunion, équipement, …) ; 
  • Elaborer les rapports de réunions dans des cas spécifiques ; 
  • Diffuser les rapports/documents vers les principaux concernés ;
  • Assurer l’organisation et le suivi de réunions ou d’évènements internes ou externes

Comme (rôle) Support logistique

  • Veiller à la présence de matériel de bureau adéquat ; 
  • Commander le matériel nécessaire ; 
  • Contrôler de façon proactive les stocks et gérer le stock ;
  • Préparer les bons de commande ;
  • Elaborer les ordres de mission ;
  • Procéder aux réservations (hôtels, vols, restaurants, …) ; 

Comme (rôle) Gestionnaire de documentation

  • Classer et archiver la documentation de tout type ;
  • Mettre à jour les informations pertinentes ; 
  • Collecter la documentation de façon proactive ; 
  • Numériser le courrier entrant et autres documents administratifs ;
  • Gérer les archives (registres courriers arrivé et départ, transmission interne et externe ; journal de caisse ; classeurs courrier, ordres de mission, autorisations de déplacement, caisse)

Comme (rôle) réceptionniste

  • Accueillir, diriger/orienter les visiteurs ;
  • Répondre et transférer les appels vers les personnes concernées ; 
  • Actualiser la liste téléphonique des contacts professionnels (interne et externe…) ; 
  • Appeler les collaborateurs externes sur demande.

Votre profil

  • Diplôme de niveau (Bac +2/3) en assistanat de direction, secrétariat ou équivalent ;
  • Minimum 03 ans d’expérience dans la gestion de tâches administratives de secrétariat ;
  • Très bonnes connaissances du français et/ou anglais ; 
  • Très bonnes connaissances des différents logiciels de bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, etc.) ;
  • Savoir être organisé et méthodique ;
  • Savoir respecter la confidentialité ;
  • Savoir prendre des initiatives et se fixer des priorités ;
  • Bonne capacité à résister à la pression et apte à travailler dans un milieu multiculturel ;
  • Expérience de travail dans une organisation internationale/projet est un atout.

Nous vous offrons

  • Une fonction passionnante et diversifiée dans un environnement international ;
  • Un contrat de travail à durée déterminée de 24 mois (possibilité de renouvellement) ;
  • Un package de rémunération comprenant le salaire mensuel brut valorisant l’expérience et correspondant à nos barèmes (classe III), et en plus un 13ème mois et un pécule de congés et une assurance santé pour la famille ;
  • Des opportunités d’apprentissage en interne à travers des formations pertinentes.

Nos postes vacants sont ouverts à toute personne qui remplit les conditions décrites dans les offres d’emploi. Enabel s’engage en faveur de l’égalité des chances et de la diversité au sein de son personnel. Nous ne faisons pas de discrimination fondée sur le genre, l’origine, l’âge, la religion, l’orientation sexuelle, le handicap ou tout autre facteur que les compétences.

Intéressé(e)? 

Postulez au plus tard le 25/05/2021 ici en ligne https://jobs.enabel.be/job/Ouagadougou-Assistant-Administratif/674228301/ et joignez votre CV actualisé (03 pages maximum) et une lettre de motivation. Le CV doit mentionner trois références professionnelles à contacter au besoin.
Seules les candidatures sélectionnées seront contactées.
Les candidatures introduites uniquement via ce portail ci-dessus seront prises en considération.
Pour toute information sur le poste : recrutement.bfa@enabel.be  

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