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ICI-PE recrute UN ASSISTANT ADMINSITRATIF BILINGUE (H/F)

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  • Type de contrat : CDD 1 an avec possibilité de renouvèlement
  • Date de prise de service : 1er mai 2021
  • Critère obligatoire : La maitrise de la langue Anglaise est indispensable

A. DONNEES GENERALES

  • Numéro de formation/poste : 63711696
  • Dénomination de la fonction : employé administratif de secrétariat bilingue
  • Service/Poste  : Ambassade des Pays-Bas, Ouagadougou
  • Niveau : 6
  • Numéro d’heures  : 38

Ensemble de tâches réellement dédiées (à remplir par la poste)

Ce profil est destiné à un assistant administratif de secrétaire bilingue locale (H/F) installé dans l’ambassade des Pays-Bas à Ouagadougou, au Burkina Faso.

L’employé travaille dans le domaine du secrétariat pour le Chargé d’Affaires (ambassadeur dans le future) et le personnel chargé des politiques. Elle contribue au bon fonctionnement de l’organisation et accompagne le chef de poste dans ses tâches de gestion. Coordonne les activités des médias sociaux du bureau / de l’ambassade.

B.1.1 DOMAINES DE RÉSULTATS ET RÉSULTATS

A     Un secrétariat pour le Chargé d’Affaires et le personnel chargé des politiques

B     Soutien opérationnel

C     media sociaux – diplomatie publique

PRINCIPALES MISSIONS :

Sous la responsabilité du Chargé d’Affaires, l’Assistante Administrative Bilingue est chargée de :

A. Domaine secrétariat

Maintenir l’agenda du Chargé d’Affaires, organiser les rendez-vous (par téléphone et par courrier électronique), et l’archivage du courrier (postal et électronique),
Assurer l’agenda OUA de l’équipe, coordonner, assurer la distribution des correspondances entre les employés responsables (responsables des politiques),
Préparer les réunions / activités organisées par le bureau de l’ambassade,
S’assurer du bon fonctionnement des installations (interrupteurs, prises…), et du matériels (vidéo-projecteur, ordinateur, paper-board, tableau…) et gérer la restauration au besoin,
Maintenir la base de données de contacts, s’occuper des mailings si nécessaires,
Établir des notes verbales et aider les autres dans l’élaboration de leurs documents (correspondance, compte rendu de réunion, rapport…) en français,
Rédiger des rapports, des procès-verbaux, traduire, élaborer et rédiger des documents et gérer la correspondance sur des instructions globales,
Etre très autonome, être un lien avec l’organisation interne et l’environnement externe,
Etablir des liens, évaluant les intérêts et pesant les conséquences,
Coordonner des flux d’informations complexes,
Contribuer à la compilation des informations de gestion.

B. Soutien opérationnel

  •  Accueillir et orienter les visiteurs ; recevoir et transférer les appels téléphoniques ; recevoir les colis, les marchandises et faire le dispatching (répartition),
  •  Établir les déclarations de voyage et de représentation pour le Chargé d’Affaires et assister le personnel chargé des politiques dans le domaine,
  • Faire l’archivage des différents documents du personnel ainsi que leurs plannings,
  •  Assurer dans les délais impartis, la transmission des documents importants aux institutions gouvernementales (notes verbales, documents d’importation et d’exportation)
  • Assurer et assister les collègues dans l’archivage électronique (Sophia) des documents,
  • Organiser un soutien logistique (transport, hébergement, restauration, etc.) pour les missions (commerciales) qui se rendent à Ouagadougou / Burkina Faso, ainsi que pour les événements et activités organisés par le bureau diplomatique

C. Media sociaux – diplomatie publique

  •  Coordonner et conseiller sur l’utilisation des médias sociaux (publication de documents),
  •  Rédiger et publier sur les différents médias sociaux de l’ambassade en fonction des thèmes, du contenu et de l’approche convenus, si nécessaire en consultation avec le personnel chargé des politiques et le responsable du poste,
  •  Sur demande, fournir des informations sur des sujets politiques et des informations publiques, en consultation avec le personnel chargé des politiques, le chargé d’affaires ou le service des communications de La Haye (COM),
  • Utiliser autant que possible le contenu et les images fournis par La Haye.

PROFIL :

  •  Avoir un niveau de formation académique avancée (semblable à MBO / HBO),
  • Avoir de préférence 3 à 5 ans d’expérience professionnelle dans des postes similaires,
  •    Avoir une excellente connaissance (orale et écrite), la maitrise de la langue anglaise est obligatoire,
  • Etre titulaire d’un permis de conduire valide,
  • Avoir une expérience d’utilisation de Microsoft Office,
  •  Avoir de bonnes compétences techniques et travailler avec précision,
  •   Savoir anticiper et avoir le sens des initiatives,
  •  Etre flexible, intègre et avoir le sens du contact,
  •   Avoir une expérience en tant que secrétaire de direction.

B.2 TERRAIN DE JEU / CADRES

  •  L’employé est responsable devant le Chargé d’Affaires des progrès et de la qualité du service en ce qui concerne les problèmes de personnel, de logement et autres activités connexes.
  • La législation, les règles et les réglementations, ainsi que les réglementations et directives administratives (départementales) dans le domaine de la diplomatie public et l’utilisation des media sociaux ;
  •  Les cadres sont déterminés par les règles de mise en œuvre administrative et procédurale du ministère dans le domaine de la gestion interne ;

B.3 CONTACTS

  • avec le personnel / les employés sur le progrès, l’agenda, les rendez-vous, la correspondance etc. ;
  •  avec les agences gouvernementales /officielles, des ambassades, le ministère en la Haye, concernant des rendez-vous, correspondance, etc. ;
  • avec les hôtels, les agences de voyage, etc. concernant l’hébergement et les transports et les traiteurs pour la restauration lors d’événements.

C. ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

C.1

Description du poste, de l’environnement et du contexte (interne et externe) dans lequel le travail doit être effectué.

Après l’ouverture du bureau diplomatique de Pays-Bas à Ouagadougou en décembre 2018, l’organisation est devenue une ambassade indépendante en août 2020.

L’ambassade se concentre sur la coopération dans un nombre limité de secteurs et sur des thèmes spécifiques au Burkina Faso. L’ambassade se concentre également sur la collecte et la fourniture d’informations dans les domaines politique, sécuritaire et économique.

C.2

Informations sur (la composition de) l’équipe qui travaillera :

L’ambassade à Ouagadougou est encore petite et a une structure organisationnelle plate. Actuellement, il y a 15 employés déployés, ainsi que 4 employés locaux. Une petite croissance supplémentaire de la main-d’œuvre est prévue.

L’ambassade espère pouvoir offrir un environnement de travail sûr et de bonnes conditions de travail menant à un esprit d’équipe fort, dans lequel une pensée « innovante » est centrale. La pression de travail est généralement élevée. La capacité d’amélioration, l’initiative, la résistance au stress et la multi-employabilité sont essentiels.

D. TYPEING – EMPLOYEE

L’ambassade de Pays-Bas à Ouagadougou est à la recherche d’un collègue enthousiaste et ambitieux, axé sur le service et souhaitant se développer davantage dans le domaine de la gestion de bureau au sens le plus large du terme. Le collègue bilingue recherché est flexible, proactif et orienté solution. Il / elle aime contribuer au bon fonctionnement de l’ambassade en veillant aux procédures et règles administratives applicables. Ne vous laissez pas décourager par la bureaucratie et restez optimiste en toutes circonstances. Est heureux de contribuer à une atmosphère positive au sein de l’équipe.

E. AUTRES INFORMATIONS

La personne concernée travaillera dans une organisation dynamique et changeante et ce poste est moins adapté à une personne à la recherche d’un emploi de longue durée.

Le candidat doit avoir un permis de travail valide et / ou avoir la nationalité burkinabé.

Composition du dossier de candidature A ENVOYER SOUS LA REFERENCE INDIQUEE POUR LE POSTE :

  •  Curriculum vitae daté et signé comprenant une liste d’au moins 3 références ;
  •  Lettre de motivation adressée à Monsieur le Directeur Général de ICI Partenaire Entreprises ;
  • Photocopie de la pièce d’identité (ou passeport) valide ;
  • Photocopie légalisée des diplômes et attestations.

ICI Partenaire Entreprises, 40 avenue Kwamé N’Krumah, Pôle Ressources Humaines ou par mail à contact@ici-pe.com

Tél. : 25 31 05 53 / 80 ou 79 44 11 62 – Ouagadougou – Burkina Faso

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